Скасували відрядження через карантин: знімаємо бронювання, здаємо квитки

Скасовуємо відрядження

Якщо відрядження скасовується, то в день його скасування невідряджений працівник може повернути тільки добові. Решту авансу, вже витраченого на транспортні квитки, бронювання готелю, працівник зможе повернути тільки через якийсь час і то не в повній сумі (після повернення квитків/анулювання бронювань, дочекавшись їх компенсації).

При поверненні квитків компанії-перевізники зазвичай утримують штрафи/частину вартості квитка, а тим, хто проплатив бронювання готелю, можуть і не повернути гроші за бронювання. Чи відшкодовувати працівникові в такому разі утримані суми при поверненнях квитків, скасуванні бронювань?

Не хвилюйтеся, роботодавець може безподатково компенсувати витрати, понесені працівником у зв’язку зі скасуванням відрядження, у тому числі у зв’язку з поверненням квитків на потяг, літак тощо. Орієнтуватися можна на п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59¹. Відповідно до цих норм витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства:

¹ Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

1) якщо на те були поважні причини (зокрема, рішення про скасування відрядження) та

2) за наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат.

У наказі про скасування відрядження слід зазначити причину такого рішення (це може бути не лише карантин, а й перенесення переговорного процесу, скасування конференції, хвороба працівника тощо), пославшись на раніше виданий наказ про відрядження. Крім того, в наказі слід прописати що працівникові відшкодовуються понесені ним витрати.

Попри те, що відрядження скасоване, працівник все ж таки повинен повернути невитрачену суму і відзвітувати про витрати.

Тож ознайомившись із наказом про скасування відрядження, працівник насамперед має залагодити питання з поверненнями: скасувати бронювання готелю, здати придбані ним квитки, обов’язково отримати документи на повернення, що підтверджують понесені у зв’язку з цим витрати.

Впоравшись із поверненням та отримавши всі потрібні підтвердні документи, працівник має повернути невитрачену суму авансу та надати в бухгалтерію Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт² (далі — Звіт).

² Форма якого затверджена наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276.

Скасування бронювання готелю

За бронювання номера стягується оплата (передоплата), яка зазвичай враховується в оплату послуг проживання, якщо інше не передбачено договором (п. 3.2 Правил, затверджених наказом Держтурадміністрації від 16.03.2004 р. № 19). Якщо працівник забронював номер і зробив гарантійну передоплату за проживання (наприклад, розрахувавшись карткою), то при скасуванні бронювання йому повернуть не всю сплачену суму. Із нього може бути утримана компенсація за бронювання. Зазвичай її встановлюють залежно від вартості послуги проживання за добу.

Тож подавши заявку на скасування бронювання, працівник повинен для підтвердження таких витрат отримати не лише акт (рахунок або довідку) про суму, утриману за бронювання, а й розрахунковий документ (чек РРО, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунку).

За наявності таких підтвердних документів витрати на бронювання готельного номера можна компенсувати в повній вартості. Це не додаткове благо працівника.

Повернення квитків

Залізничні квитки. Сума повернення/утримання з вартості квитка залежить зазвичай від часу звернення до/після відправлення потягу. Зауважте! Якщо потяг, на який працівник повертає квиток, скасований, то працівникові повинні повернути гроші в повному обсязі. Комісійний збір за повернення квитка не стягується (пп. 19.4, 19.6 Правил, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196).

Згідно з п. 21.2 Порядку № 331/137³ при поверненні проїзних/перевізних документів, оформлених при готівковому способі розрахунків, на кожен примірник такого документа оформляють допоміжний документ із зазначенням суми, що повертається. На вимогу пасажира касир повинен надати йому один примірник допоміжного документа.

³ Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137.

Якщо був придбаний електронний проїзний/перевізний документ, тоді при поверненні такого документа формується електронний документ на повернення (п. 21.4 Порядку № 331/137, див. додатки 16 — 19 до Порядку № 331/137). Але зауважте: його необхідно роздрукувати на паперовому носії. При цьому документа на повернення, роздрукованого на паперовому носії, досить, адже він вважається розрахунковим документом (п. 5.6 Порядку № 331/137).

Авіаквиток. Зазвичай повернення коштів авіаперевізник здійснює у день отримання інформації від пасажира про бажання повернути гроші за авіаквиток, але не пізніше ніж протягом 7 днів. Гроші повертають особі, зазначеній у квитку, — у разі сплати за перевезення готівкою або банківським переказом, або на рахунок власника кредитної картки, якою оплачено перевезення (пп. 1, 4 розд. XVIII Правил № 1239⁴).

⁴ Правила повітряних перевезень та обслуговування пасажирів і багажу, затверджені наказом Державіаслужби від 26.11.2018 р. № 1239.

Розмір суми коштів, які повертаються за невикористаний квиток (його частину), залежить від використаного тарифу і тарифних нормативів авіаперевізника.

Зауважте! Якщо рейс, на який працівник повертає квиток, скасований, то працівник повинен отримати повну вартість квитка за ціною, за якою він був придбаний. При цьому плата за операцію повернення коштів не стягується (п.п. 4 п. 2 розд. XVIII Правил № 1239).

І в першому, і в другому випадку до Звіту додають лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У ньому мають бути зазначені: прізвище та ініціали працівника, вартість перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка (п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59).

Окрім того, до такого документа бажано додати сам розрахунковий документ, що підтверджує повернення грошей (чек РРО, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку).

Автобус. Порядок повернення невикористаних квитків на проїзд автомобільним транспортом регулюють Правила, затверджені постановою КМУ від 18.02.97 р. № 176. При поверненні в касу автостанції квитка на автобус міжміського або міжнародного сполучення сума повернення/утримання з вартості квитка залежить зазвичай від часу звернення до/після відправлення.

Зауважте! Якщо рейс, на який працівник повертає квиток, скасований, то працівник повинен отримати повну вартість квитка за ціною, за якою він був придбаний.

У разі повернення проїзного документа (у тому числі електронного) на автобус працівник повинен разом із Звітом надати роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідку) про повернення проїзного документа, складені компанією-продавцем. У такому документі зазначаються сума повернутих коштів, а також комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням квитка.

Крім того, до такого документа бажано додати сам розрахунковий документ, що підтверджує повернення грошей (чек РРО, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку).

Строки для Звіту

Тепер про строк подання працівником Звіту та повернення авансу за скасованим відрядженням.

Зверніть увагу: Інструкція № 59 дає на все про все 3 банківських дні з дня ухвалення рішення про скасування відрядження (п. 11. розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59). Проте вимоги цього документа для госпрозрахункових підприємств носять виключно рекомендаційний характер. Водночас

Тому, користуючись цим, податківці наполягають на дотриманні строку, встановленого в Інструкції № 59 (див. БЗ 103.17). Тобто вимагають, щоб Звіт за скасованим відрядженням був поданий працівником не пізніше 3 банківських днів з дня складання наказу.

Якщо працівник придбавав квитки за готівкові кошти, то при поверненні гроші йому виплачуються одразу в пункті продажу квитків. Відповідно він одразу може погасити заборгованість перед роботодавцем за підзвітними сумами і вчасно подати Звіт з усіма документами, що підтверджують повернення.

Якщо отримувався електронний проїзний квиток (через Інтернет з оплатою банківською карткою), то повернення залишку (або навіть повної суми квитка) може затягнутися у часі.

І для того, щоб працівник міг розрахуватися з підприємством (відзвітувати) про повне або часткове повернення квитків, він спочатку повинен отримати і сам підтвердний документ, і гроші на картку.

В ідеалі працівник їх може отримати вже на третій день після подання/розгляду заявки перевізником (згідно з правилами проведення платежів гроші будуть зараховані протягом 3 банківських днів). Проте не виключаємо, що це може затягнутися і на більший строк, наприклад при поверненні авіаквитка — до 7 (10) днів. Тож не факт, що працівник може отримати усі потрібні документи і гроші протягом 3 банківських днів з дати наказу.

Та це особливо і не потрібно. Вважаємо, що подати Звіт працівник може і пізніше — як тільки отримає за скасування бронювання/повернення квитків гроші та всі необхідні підтвердні документи. Щоправда, такий підхід у визначенні строків звітності працівника в частині скасованого відрядження має бути закріплений у внутрішньому Положенні про відрядження⁵ або зазначений у наказі, що скасовує відрядження.

⁵ Нагадаємо, внутрішнє Положення про відрядження повинне повністю відповідати вимогам КЗпП і ПКУ та водночас регламентувати ті питання, яким не приділено достатньо уваги в цих кодексах.

Відповідальності за несвоєчасне подання Звіту немає.

Головне, щоб працівник подав Звіт і повернув невикористані грошові кошти за скасованим відрядженням до закінчення місяця, на який припадає граничний строк його подання. Інакше підприємство буде вимушено оподаткувати всю суму отриманих працівником коштів ПДФО і військовим збором як надміру витрачені кошти підприємства (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Облік витрат за скасованим відрядженням

Витрати, пов’язані зі скасуванням відрядження, вважаємо, логічно включати у складі витрат на відрядження за напрямами (Дт 23, 91, 92, 93)⁶. Хоча Мінфін у листі від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183 рекомендував відображати їх у складі інших витрат операційної діяльності (Дт 94).

⁶ Витрати, пов’язані зі скасуванням відрядження, у складі інших витрат операційної діяльності рекомендує відображати Мінфін у листі від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183.

За податком на прибуток об’єкт оподаткування визначаємо від суми фінансового результату до оподаткування, розрахованого за правилами бухобліку (норми ПКУ жодних відрядних різниць не передбачають). Тож абсолютно усі витрати за скасованим відрядженням, підтверджені документально, сформують у підприємства базу оподаткування податком на прибуток.

Приклад. Аванс на відрядження був перерахований на особисту платіжну картку (ОПК) працівника відділу збуту. Із застосуванням ОПК через платіжний термінал працівник оплатив: бронювання в готелі у розмірі 800 грн; квиток на потяг у сумі 374,88 грн (ПДВ — 62,42 грн). Через скасування відрядження працівникові довелося повернути квиток (отримано документ на повернення), згідно з яким утримано — 50 грн (ПДВ — 8,34 грн). Крім того, було утримано штраф за скасування бронювання в сумі 800 грн.

Облік видачі і повернення авансу за скасованим відрядженням